Wir zeigen Ihnen wie Sie die perfekte Checkliste für Ihr Teilnehmermanagement erstellen

Schritt für Schritt wird erklärt was für ein erfolgreiches Teilnehmermanagement wichtig ist. Ganz unten finden Sie die Checkliste übersichtlich als Tabelle.

Was ist Teilnehmermanagement? – Die Definition des Teilnehmermanagements ist folgend:

Vorgehensweise: Bitte benutzten Sie die Checkliste so wie es Ihnen am besten passt. Zum Beispiel gibt es komplett verschiedene Bedürfnisse bezüglich der Detailgenauigkeit der Daten. Sie können auch manche Teile komplett überspringen, so z.B. den Analyse-Teil, wenn Sie sich sofort auf die Ziele und die Umsetzung stürzen wollen. Auch kann nur ein Teil der Checkliste benutzt werden, wenn Sie beispielsweise erstmal nur analysieren möchten, wie aktuelle Ist-Situation aussieht. Sie können auch gerne gleich unsere Startseite besuchen, dort finden Sie unsere bisherigen Projekte.

1. Analyse des bisherigen Teilnehmermanagements

In einem ersten Schritt ist es wichtig sich die Ist-Situation bzw. damit auch die Vergangenheit anzuschauen. Diese Analyse offenbart was bisher richtig und was schiefgelaufen ist. Das gibt einem nicht nur einen wichtigen Überblick, sondern dient auch als Grundlage für die Planung, die Zielsetzung sowie die Spätere Erfolgskontrolle. Deswegen ist es als Start unabdingbar und dauert auch gar nicht so lange. Vor allem mit unserer Checkliste.

War bisher Teilnehmermanagement überhaupt von Nöten? – Hier geht es darum herauszufinden, warum jetzt über Teilnehmermanagement nachgedacht wird. Manche organisieren z.B. Events und machen das Teilnehmermanagement selbst, ohne es zu realisieren. Sind dadurch Fehler passiert und ist deswegen Bewusstsein entstanden über die Wichtigkeit des Teilnehmermanagements. Oder organisieren Sie erst jetzt Ihr erstes (aufwendigeres) Event?

Welches Teilnehmermanagement System wurde eingesetzt? – Haben Sie bisher mit einer Excel-Liste gearbeitet, oder gar mit einer Word-Tabelle? Wurde ein kostenpflichtiges Teilnehmermanagement System online gebucht? Oder haben Sie eine eigenständige Software für das Teilnehmermanagement gekauft und diese benutzt? War das System ein Paket oder eine spezifische Software für eine einzige Funktion?

Wie zufriedenstellend war das Teilnehmermanagement bisher? – Dies ist natürlich eine besonders Wichtige Frage. Schreiben Sie erstmal auf, ob Sie generell zufrieden sind. Einfach so spontan, per Gefühl oder Intuition. Auch ist es hilfreich Kollegen und weitere Beteiligte nach Ihrer Meinung zu fragen, um so eine Gruppenbewertung zu bekommen. (Qualifizierte Gruppenbewertungen treffen meistens häufiger die Realität als eine einzelne Expertenmeinung). Weiterhin können Sie immer mehr differenzieren. Wie zufrieden waren wir mit einzelnen Funktionen, mit den Ansprechpartnern, mit den Kosten, mit der Bedienbarkeit des Systems, mit der Registrierung der Teilnehmer vor Ort usw. Zudem können Sie auch die Meinung der Teilnehmer einholen. Unterschätzen Sie nicht wie wichtig Teilnehmermanagement sein kann! Ein kleiner Fehler z.B. bei der Email-Einladung kann enorme Folgen haben. Wir bei seera haben das leider schon öfter gehört von Kunden, Bevor Sie bei uns waren. Meistens passieren solche Fehler, wenn ein minderwertige Teilnehmermanagement Dienstleister beauftragt wurde, oder wenn gar kein professionelles Teilnehmermanagement (Excel, Word etc.) gemacht wurde.

Wie viele Events haben wir pro Jahr ca. gemacht? – Beantworten Sie in dieser Frage erstmal tatsächlich erstmal nur die Anzahl. Dies gibt schon einmal Aufschluss darüber ob Sie eher eine einmalige Lösung brauchen werden, oder ob Sie eher eine permanente Lösung benötigen. Dies ist sehr bedeutend bei der Wahl eines geeigneten Pakts für Sie. Dies kann natürlich weiter kategorisiert werden in wichtig/unwichtig, größer/kleiner, inhouse/extern usw.

Wie viele Teilnehmer nahmen pro Event teil? – Die Zahl der Teilnehmer kann entweder als Durchschnittswert eingetragen werden. Oder aber Sie strukturieren auch hier, z.B. nach Führungskräfte/Mitarbeiter, A-Kunden/B-Kunden usw. Idealerweise sollten Sie verschiedene Teilnehmergruppen identifizieren und entsprechend der Kriterien auch behandeln.

Welche Features hatte unsere Teilnehmermanagement Software? – Schreiben Sie hier alle die Features rein die Sie auf den ersten Blick erkennen können. Falls Ihnen spontan Features einfallen, die bisher doch nicht vorhanden waren, merken Sie sich diese. Später in der Ziel-Planung werden diese von Nutzen sein.

Wer war für das Teilnehmermanagement verantwortlich? – Wer ist in Ihrem Unternehmen für das Eventmanagement verantwortlich. Wer kümmert sich um die Gästeeinladungen? Wer um die Teilnehmerregistrierung? Macht eine Person alles. Oder gibt es sogar eine eigene Abteilung die sich darum kümmert? Hat jede Abteilung ein eigenes System? Wichtige Fragen, denn in vielen Unternehmen hat sich ergeben, dass jede Abteilung Ihr eigenes Ding macht. Ganz zu schweigen von Tochterunternehmen. Aber gerade beim Teilnehmermanagement, sind Synchronisationseffekte optimal realisierbar. (Gleiches Backend und Basis-Vorlagen) Sparen Sie sich bares Geld, Zeit und Nerven, und verbessern Sie die Einheitlichkeit Ihrer Unternehmenskommunikation. Gleichzeit hält eine gute Teilnehmermanagement Plattform ausreichende Optionen für eine starke Differenzierung bereit, da wo es auch wichtig ist. In diesem Punkt fallen Anbieter wie Eventbrite und Xing-Events sofort heraus.

Was hat das Teilnehmermanagement bisher gekostet? – Die Kosten des Teilnehmermanagements sollten in Bezug zum Aufwand und zur Bedeutung Ihrer Veranstaltung sein. Deswegen können Sie hier auch nach diversen Kriterien wie schon in den oberen Punkten sortieren. Bei mehreren Events kann wieder ein Durchschnittswert gebildet werden. Oder sie schreiben die Kosten für jedes einzelne Event auf. Alternativ können Sie die Kosten nach der Strukturierung eintragen. z.B. X Kosten bei Externen Events usw. Die Kenntnis der Kosten ist wiederum wichtig bei der Entscheidung ob eine einzige Plattform langfristig nicht besser sein kann, also in diesem Fall, sogar kostengünstiger. Übrigens wird häufig auch das Kriterium

2. Ziele des Teilnehmermanagements

Wer soll das Teilnehmermanagement übernehmen? – Schreiben Sie hier die Personen auf, die sich im Unternehmen mit dem Teilnehmermanagement befassen werden. Wichtig: Strukturieren Sie nach Hauptverantwortlicher, Helfer usw. Auch Personen die am Rand damit zu tun habe, wie zum Beispiel Ihr Geschäftsführer sollten hier aufgeführt werden

Wie viele Teilnehmer benötigen wir? – Analog zum Analyseteil definieren Sie hier, die Teilnehmeranzahl für ein spezielles Event, die durchschnittliche Anzahl für mehrere Events, Nach Wichtigkeit (Geschäftsführer usw.)

Wie viele Events machen wir pro Jahr? – Auch hier können Sie neben der Anzahl weitere Kategorien nach Belieben definieren wie z.B. Klein/Groß, Intern/Extern, Wichtig/Weniger Wichtig usw.

Welche Features benötige Ich? – Entweder Sie wissen selbst welche Features Sie benötigen, oder Sie lassen sich von uns telefonisch persönlich beraten. Hier finden Sie schon mal eine Übersicht über die verschiedenen Features. Sie können gerne auch unsere Kategorisierung benutzen.

Was soll das Teilnehmermanagement kosten? – Eine wichtige und schwierige Frage. Schreiben Sie hier Ihr Budget für Ein Event auf, oder für mehrere etc. Generell kann es auch wichtig sein, weiter zu strukturieren, wie z.B. wie viel wollen wir für die Event-Webseite ausgeben, also quasi Kosten pro Feature, Kosten pro Teilnehmer usw. Auch hier stehen wir Ihnen gerne Zur Verfügung um einen Kostenplan für Sie zu erstellen. Natürlich Kostenlos. Rufen Sie uns einfach an, schreiben Sie uns eine E-Mail, oder benutzen Sie das Kontaktformular.

3. Erfolgskontrolle des Teilnehmermanagements – Es gibt natürlich zahlreiche Möglichkeiten der Erfolgskontrolle. Wir haben hier eine kleine Übersicht für Sie erstellt, mit den wichtigsten Punkten. Natürlich können Sie hier, wie in den beiden Hauptpunkten vorher, auch nach Belieben strukturieren.

1. Wie zufrieden waren die Teilnehmer?
2. Waren die Kosten sowie in der Planung?
3. Was waren die Kosten pro Teilnehmer?
4. Was waren die Kosten pro Lead?
5. Wie viele Leads haben „gekauft“?
6. Was waren die Kosten pro Konversion? (Leads die „gekauft“ haben)
7. Wie viele Teilnehmer hatten gravierende Probleme?
8. Wie zufrieden war Ihr Vorgesetzter?
9. Wie zufrieden waren Sie damit?
10. Wie hat die Zusammenarbeit mit der Teilnehmermanagement Agentur funktioniert?

Wir hoffen Ihnen mit dieser List und dem Beitrag, einen Überblick gegeben zu haben. Vielleicht wissen Sie jetzt schon vielmehr, und können ein optimales Teilnehmermanagement planen. Gerne helfen wir auch persönlich. Rufen Sie uns doch einfach an, und in einem persönlichen Gespräch gehen wir mit Ihnen die einzelnen Punkte durch und klären all Ihre Fragen zum Teilnehmermanagement. Kontakt.