Teilnehmermanagement Definition: Die Gesamtheit der Prozesse, von der Teilnehmerregistrierung bis zum Teilnehmereinlass. Früher wurden Teilnehmer per Stift und Papier verwaltet. Heutzutage benutzen manche Excel, manche eine eigene Software, und manche eine eigenständige Teilnehmermanagement Agentur. Mit der Zeit wurde das Teilnehmermanagement immer professioneller, und es haben sich mehr und mehr Unternehmen etabliert die ausschließlich Teilnehmermanagement anbieten. Mit der Professionalisierung der Dienstleister, sind auch die Ansprüche der Kunden gewachsen. Immer mehr Kunden erwarten eine perfekte Event-Webseite, in der sie bezahlen, wichtige Vorentscheidungen treffen und sich letztendlich registrieren können. Zu der Webseite werden die Kunden heute nicht mehr mit einer Posteinladung geführt, sondern durch speziell gestaltete Email-Einladungen, die das Ziel haben, die Rate der Teilnehmer die kommen, zu erhöhen. Beim Einlass, werden im Rahmen des Teilnehmermanagements, die Software und die Hardware für den Einlass bereitgestellt. Hierbei handelt es sich vor allem um die sogenannten „Einlass“ oder „Check-In“ Software. Ein möglichst effizienter und leicht zu handhabender Vorgang sind hier von Nöten. Somit erstreckt sich das Teilnehmermanagement auch auf Hardware. Vereinzelte Agenturen, bieten auch die Erstellung von Namensschildern in einer sehr hohen Geschwindigkeit vor Ort an. Während dem Event, erstreckt sich das Teilnehmermanagement auch auf den Bereich der Event-App. Diese werden den Teilnehmern für verschiedene Zwecke wie z.B. Navigation, Kalenderführung, Anmeldung zu Workshops und vielem mehr bereitgestellt. Nach dem Event, werden die Apps oft noch als Marketinginstrument benutzt. Zusätzlich werden Daten aus der App, sowie aus dem gesamten Teilnehmermanagementprozess für verschiedenste Vertriebs- und Marketingziele genutzt.
Es gibt zwei hauptsächliche Gruppen die diesen Prozess nutzen. Mittelständische und Große Unternehmen die Events organisieren. Diese wollen meistens alles im eigenen Haus erledigen, und buchen sich eine Teilnehmermanagement Software (Als Service oder im Kauf) für ihre eigene Event-Abteilung. Viele Unternehmen arbeiten jedoch mit Eventagenturen zusammen. Diese organisieren die Events vollständig. Das Teilnehmermanagement machen diese aber oft nicht selbst, sondern holen sich Teilnehmermanagement Agenturen als Dienstleister ins Boot. Manchmal kommt es auch vor das Unternehmen bestimme Dienstleister des Events-Geschehens bevorzugen. In diesem Fall bestehen sie bei der Organisation von Events mit Event-Agenturen, auf bestimmte Dienstleister. So werden Teilnehmermanagement Agenturen, von einer zu anderen Eventagentur „mitgenommen“. Jedoch verbleiben sie immer im Verhältniss zu einem bestimmten Kunden.
Dieses Thema lässt sich noch viel weiter elaborieren. Mehr Informationen gibt es hier: BLOG
Was ist Teilnehmermanagement?