Trotz technologischer Fortschritte gibt es immer noch viele Veranstaltungen, die durch veraltete Methoden geplant werden: mit Tabellen zur Nachverfolgung und Verwaltung von Konferenzinformationen, Papierstapeln mit gedruckten Informationsblättern, Einladungen zu Konferenzen und sogar manuellen Zahlungsmöglichkeiten.
Wir alle denken gerne, wenn wir ein System haben und es funktioniert, können wir mit dem Status quo unbegrenzt weitermachen. Nicht nur kann es so scheinen als sei der Aufwand, etwas Neues zu lernen, mit einem schlechten Return-On-Investment verbunden. Sondern Sie denken vielleicht, dass der Zeitaufwand unrealisierbar ist, neben dem Fokus auf die „eigentliche“ Organisation des Events. Aber die Wahrheit ist, dass Sie sich nicht nur damit zurückhalten, sondern auch die Qualität Ihrer Veranstaltungen behindern, wenn Sie immer noch manuelle Prozesse nutzen. Andere haben die Wertschöpfungsmöglichkeiten neuer Technologien nämlich schon längst erkannt. So geht es auch Ihren Teilnehmern, die heutzutage veränderte Erwartungen haben.
Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie durch den Austausch manueller Prozesse durch automatische Systeme, für Sie selbst Arbeit reduzieren, sowie einen Mehrwert für Ihre Teilnehmer schaffen. Zusätzlich lassen sich durch einen geringeren Aufwand auch wertvolles Geld und wertvolle Zeit sparen.
Automatisieren Sie Ihren Registrierungsprozess
Kein Teilnehmer wartet gerne in langen Schlangen vor dem Check-in, aber wenn manuelle Prozesse im Spiel sind, kann dies durchaus passieren. Selbst wenn Sie die entsprechende Anzahl von Mitarbeitern für das Einchecken von Teilnehmern eingeplant haben, kann es bei Unregelmäßigkeiten in der Planungsausführung (und das ist immer der Fall!) sehr lange dauern, diese Probleme zu beheben. Wenn z. B. ein Teilnehmer nicht auf der Liste steht, sondern sagt, dass er registriert und bezahlt hat oder auf der Liste steht, aber sein Name falsch geschrieben wurde und er einen neuen Ausweis benötigt, können plötzlich lange Warteschlangen entstehen, da die Mitarbeiter zusätzliche Zeit für die Bearbeitung der Situation benötigen.
Wenn Sie jedoch den gesamten Registrierungsprozess von Anfang an automatisiert ablaufen lassen – von dem Moment an, in dem ein Teilnehmer seine Daten auf einer Registrierungsseite auf Ihrer Event-Landingpage eingibt, bis zum Zeitpunkt des Eincheckens – werden Sie feststellen, dass Sie nicht nur weniger Probleme haben, sondern dass die Probleme einfacher und schneller zu lösen sind. Die manuelle Übertragung von Daten, auch wenn es sich „nur“ um den Export einer CVS-Datei und das Erstellen einer „Check-in-Liste“ handelt, ist immer anfällig für menschliche Fehler. Wenn Ihre Anmeldedaten in einem automatisierten Prozess integriert sind, werden höchstens noch Rechtschreibfehler bei der Dateneingabe übrig bleiben. Aber auch diese Arten von Problemen lassen sich durch die Automatisierung des Registrierungsprozesses leichter handhaben. Mobile Apps können für das Einchecken verwendet werden, sodass die Teilnehmer ihre Informationen selbstständig verifizieren, bei Bedarf Änderungen vornehmen und sogar ihre eigenen Ausweise ausdrucken können. Und das alles, ohne die übliche Prozedur, die normalerweise anfängt. Wie zum Beispiel lange Schlangen die sich formen können, wenn ein Mitarbeiter eine Registrierungsanmeldung oder Zahlung suchen muss, die Kalkulationstabelle aktualisieren oder den Ausweis eines Teilnehmers erneut drucken muss.
Optimieren Sie die Kommunikation
Ein weiterer Bereich, in dem manuelle Prozesse zu mehr Arbeitsaufwand oder einer schlechteren Qualität beitragen können, ist die Kommunikation mit den Teilnehmern durch manuelle Prozesse. Ob es sich dabei um das Versenden von Einladungen in gedruckter Form, das manuelle Versenden von Informationen per E-Mail oder das Ausfüllen von Informationspaketen für die Teilnehmer beim Einchecken handelt, die Automatisierung kann den Zeit- und Kostenaufwand reduzieren und Ihren Gästen ein reichhaltiges und interaktiveres Erlebnis bieten.
Durch den Einsatz von erweiterten E-Mail-Marketing-Tools können Veranstaltungsplaner beispielsweise eine Reihe von nützlichen Funktionen für Teilnehmer integrieren: Anfahrtsbeschreibung, Unterkunftsbuchung, Kalenderintegration, Registrierung und Bezahlung. Wenn all diese Funktionen in einer einzigen, fesselnden HTML-E-Mail enthalten sind, werden potenzielle Teilnehmer die E-Mail eher bemerken. Und bei jeder Aktion, die Sie gemeinsam durchführen müssen – das macht es zu einem einfachen und schnellen Prozess -, werden die meisten Teilnehmer das wirklich zu schätzen wissen.
Bessere Verfolgung von Daten und Verstehen des ROI Ihrer Veranstaltung
Nach der Veranstaltung ist es wichtig zu verstehen, welche Prozesse gut funktionierten, welche Sessions am beliebtesten waren und was nicht. Das alles, um das Erlebnis beim nächsten Mal zu verbessern und einen höheren ROI zu erzielen. Dennoch setzen noch immer viel zu wenige Unternehmen darauf.
Mit einer integrierten Teilnehmermanagement Software können Veranstaltungsplaner alle Daten verfolgen, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen. Die Daten wie Anmeldungen pro Woche, Tag, Monat, Anzahl der Stornierungen, Anzahl der Teilnehmer an verschiedenen Sitzungen, Rückmeldungen zur Veranstaltung und zu bestimmten Sitzungen und vieles mehr können effizient benutzt werden. Die Erstellung von Berichten ist ebenfalls ein schneller Prozess, statt eines zeitaufwendigen und zähen Ringen um Ergebnisse, bei dem Sie stundenlang Daten aus verschiedenen Tabellenkalkulationen zusammenfügen müssen. Außerdem können Entscheider leichter erkennen, welche Aspekte Ihrer Veranstaltung den höchsten ROI bringen und wo Änderungen vorgenommen werden müssen.